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Nach und nach dringt das Smartphone ins Schulzimmer. Ein nächster Schritt auf diesem Weg könnte PowerApps von Microsoft darstellen. Seit einigen Wochen steht der Dienst für AbonnentInnen von Office365 Education zur Verfügung. Sind die Einstellungen einmal gemacht, lässt sich damit innert einer halben Stunde eine App für SchülerInnen erstellen. Mögliche Anwendungen sind etwa Formelsammlungen, Aufgaben-Tipps, eigene Notizen, Literaturlisten, Hausaufgaben-Listen, Umfragen und Feedbacks oder ein direkter Zugriff auf einen Sharepoint-Ordner.


PowerApps (web.powerapps.com) ist der Versuch von Microsoft, allen Benutzerinnen und Benutzern ein Framework zur Erstellung von Smartphone-Apps zur Verfügung zu stellen – auch Leuten, die über keinerlei Programmierkenntnisse verfügen. Das ist ein spannender Ansatz – insbesondere auch für die Schule. Denn wer es schon mal ausprobiert hat, weiss, dass die Lernenden ungleich leichter zu motivieren sind, wenn sie ihr eigenes Smartphone beim Lernen und beim Lösen von Problemen einsetzen dürfen. Wieso also nicht die neuen Möglichkeiten, die PowerApps bietet, gleich mal ausprobieren?

Die Idee

PowerApps basiert auf der Annahme, dass es bei einer Smartphone-App im Wesentlichen darum geht, Daten, die von einer beliebigen Quelle stammen können, darstellen und bearbeiten zu können. Als wichtigste Datenquellen können bei PowerApps eine Excel-Tabelle oder eine eigene Datenbank genutzt werden. Darüber hinaus kann eine App aber auch mit Google-Tabellen, Google-Drive, Dropbox, einem FTP-Server, Instagram, Facebook und vielen weiteren Daten-Diensten verbunden werden.
Hat man sich für eine Datenquelle entschieden, gestaltet man sich mit einem Online-Editor eine App, um die Daten darzustellen und/oder zu bearbeiten. Dabei bietet einem der Editor in jeder Situation viele Hilfen an, die die Gestaltung bei einer typischen Anwendung sehr einfach machen. Für die Realisierung von ausgefallenen Ideen ist das Framework allerdings nicht geeignet.

Der Anfang

Die PowerApps-Seite findet man über das eigene Menü in der Office365-Übersicht. Voraussetzung ist natürlich, dass man über ein Office365 Education Abonnement verfügt.
In der Start-Ansicht von PowerApps gibt es eine ganze Menge Beispiel-Apps sowie Video-Tutorials für den Einstieg. Es lohnt sich, diese anzusehen!

Einstellungen vornehmen

PowerApps steht erst seit einigen Wochen zur Verfügung. Deshalb habe ich noch nicht sehr viel Erfahrung damit. Anders gesagt: Ich bin noch in der Experimentier-Phase, und viele Features und Möglichkeiten muss ich erst noch entdecken. Die folgenden Tipps und Hinweise stammen also von einem Anfänger und sollen als Motivation dazu dienen, selbst einige Versuche mit PowerApps zu wagen. Ich erhoffe mir, mit diesem Post die Einstiegs-Hürden für andere Spielfreudige etwas zu senken.
In den ersten Versuchen habe ich als Datenquelle ein Excel-File genommen. Dies hat sich aber als grosse Einschränkung erwiesen, da in Excel nur bestimmte Daten gespeichert werden können. Es stellte sich heraus, dass die App-Entwicklung viel einfacher ist, wenn man über eine eigene Datenbank verfügt.

1. Eigene Umgebung einrichten

Admin Center öffnen
Um eine eigene Datenbank nutzen zu können, benötigt man zuerst eine eigene Umgebung. Diese muss als erstes erstellt werden. Einmal eingerichtet, lassen sich in der eigenen Umgebung Datensätze mit selbst definierten Feldern und Eigenschaften anlegen, die man danach nutzen kann, um sie in einer App anzuzeigen.
Eine eigene Umgebung legt man an, indem man das Admin Center öffnet (oben rechts beim Zahnrad) und dort eine „Neue Umgebung“ anlegt.
Neue Umgebung erstellen
Nachdem die Umgebung angelegt ist, öffnet man wieder die PowerApps-Home Ansicht und wählt oben rechts die neu erstellte Umgebung aus. Ist dies alles erledigt, ist man bereit für die Einrichtung eines eigenen Datensatzes. In PowerApps sind die entsprechenden Begriffe „Common Data Service“ für Datenbank und „Entities“ für Datensatz-Vorlagen. Es stehen von Haus aus schon sehr viele verschiedene Vorlagen zur Verfügung.

2. Datenbank und Vorlagen einrichten

Ich wollte als Test-App eine Formelsammlung für Mathematik erstellen, die die Schülerinnen und Schüler selbst ergänzen können. Dazu benötigte ich eine Entität „Mathe Formel“, die es ermöglicht, einen Formel-Namen und die Formel selbst als Text einzugeben. Zusätzlich wollte ich, dass man für jede Formel auch ein Bild (Screenshot oder eine abfotografierte Handschrift) einblenden kann. (Mathe-Formeln als Text darzustellen, ist oft mühsam und schwer lesbar, weil die wenigsten Dienste eine Formel schön darstellen können.) Deshalb benötigte meine Formel-Entität auch ein Feld, um einen Link auf ein Bild angeben zu können.
Das Anlegen einer solchen Entität ist sehr intuitiv. Man wird mit sinnvollen Kontextmenüs und Dropdowns durch den Prozess geführt, so dass man innert Minuten eine vernünftige Vorlage für seinen eigenen Datentyp hat, auch wenn man vorher noch nie damit zu tun hatte.
Bearbeiten des eigenen Datentyps, bei PowerApps auch „Entität“ genannt.

App erstellen

Nun ist alles bereit, um die eigentliche App zu erstellen. Dazu klickt man auf der Startseite von PowerApps online den Button ganz unten links „+ Neue App“. Auf der ersten Seite wählt man nun die Datenquelle „Common Data Service“, wo sich die eben erstellte Daten-Vorlage befindet. Sollte sie nicht sichtbar sein, muss man oben rechts die Umgebung wechseln.
Common Data Service auswählen (Icon oben links)

Datenquelle auswählen

Auf der nächsten Seite wählt man die Datenvorlage aus, die man zuvor erstellt hat. Ist dies erledigt öffnet sich ein Editor, in dem man das Layout der App verändern und anpassen kann.
Auf der linken Seite des Editors stehen drei verschiedene Ansichten zur Bearbeitung zur Verfügung: Einer für die Übersicht über alle DB-Einträge, einer für die Detailansicht eines Eintrags und eine für die Bearbeitungsansicht eines Eintrages.
Diese Ansichten können je nach App variieren.

Editier-Ansicht

App-Ansichten editieren

In jeder dieser Ansichten lassen sich Einträge zufügen oder entfernen. Will man ein neues Feld einfügen, so kann auf der rechten Seite des Fensters in einem Dropdown-Menu den Wert aus einer Liste von Datenbank-Feldern ausgewählt werden. Zudem lassen sich mit der ziemlich intuitiven Benutzeroberfläche das Aussehen, die Grösse, die Farbe etc. eines Datenfeldes verändern.
Dies alles benötigt keine besonderen Kenntnisse und lässt sich in wenigen Minuten erledigen.

 

App freigeben

App speichern und freigeben

Damit ist die App eigentlich schon erstellt. Nun kann man sie speichern und muss sie nur noch für die SchülerInnen freigeben. Dies erreicht man auf der PowerApps-Startseite, wo alle Apps aufgelistet sind. Oben rechts bei jeder App finden sich drei Pünktchen, die zu einem Kontext-Menü führen. Dort findet man auch die Freigabe. Diese funktioniert sehr intuitiv. Man muss lediglich eine Liste der Benutzerinnen in ein Textfeld eintragen. Die Benutzeroberfläche sucht sofort nach verfügbaren Benutzerinnen und Benutzern, sobald man zu tippen beginnt.

Benützung

PowerApps ist auf die Benützung mit Smartphones und Tablets ausgerichtet. Deshalb ist es für die Benutzerinnen und Benutzer am einfachsten, wenn sie sich aus dem AppStore oder von GooglePlay die App «PowerApps» herunterladen und auf dem mobilen Gerät installieren. Von dort habe sie Zugriff auf alle eigenen und für sie freigegeben Apps.

In meinem Fall bietet die App die Möglichkeit, eine neue Mathe-Formel einzugeben und in einer durchsuchbaren Liste zu speichern.

Die fertige App

Weil mathematische Formeln oft mühsam darzustellen sind, habe ich die Möglichkeit vorgesehen, sie als Bilder anzuzeigen. Diese Bilder können beispielsweise als Screenshot von einer Word- oder LateX-Datei stammen. Oder man schreibt eine Formel auf ein Blatt Papier und scannt sie beispielsweise mit OfficeLens (von GooglePlay oder AppStore) ein. Die Bilder werden auf einem OneDrive gespeichert und mittels Freigabe-Link in der App eingefügt. Das ist alles etwas umständlich, aber es funktioniert.
Selbstverständlich könnte man das gleiche Resultat einer Formelsammlung auch über einen anderen Weg erreichen. Aber das Gefühl, über eine eigene App zu verfügen, ist ungleich besser, als einen bereits verfügbaren Dienst oder einfach eine Word-Datei zu nutzen.

Fazit

Ich bin noch ganz am Anfang mit meinen PowerApps-Experimenten. Aber der erste Eindruck ist nicht schlecht. Ich werde versuchen, diese Möglichkeit mit meinen Schülerinnen und Schülern auszuprobieren. Denn der Dienst steht – mindestens im Kanton St.Gallen – nicht nur Lehrpersonen zur Verfügung, sondern auch allen Schülerinnen und Schülern. Ich bin gespannt, wie und ob sich das entwickeln wird.

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Microsoft PowerApps: Baukasten für eigene Apps
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