Terminplanung ganz einfach: Calendly

Elterngespräche, Einzelgespräche mit vielen Schüler:innen oder Fachgruppen-Treffen zu organisieren kann anspruchsvoll und kompliziert sein. Seit Jahren hat sich Doodle gut etabliert in diesem Bereich. Doch Doodle hat einen Haken: Es lässt sich in vielen Fällen nicht mit dem Schulkalender verbinden. Abhilfe schafft Calendly. Lesen sie hier, weshalb Calendly besser ist als Doodle.

Doodle hat geschafft, was nur wenige Softwareherstellen schaffen. Der Name “Doodle” wurde zum Synonym für “Lass uns eine Umfrage zur Terminfindung machen.” Das ist beachtlich. Doch Doodle hat ein Problem, das im schulischen Alltag sher mühsam ist: Es lässt sich nicht mit dem eigenen Kalender verbinden, wenn dieser auf einem Microsoft-Server läuft, der von der Schule selbst betrieben wird. Damit sind alle aussen vor, die für die Schule ein Microsoft365-Konto nutzen. In unserem Kanton ist dies der Fall.

Möchte ich meinen Schüler:innen oder auch den Eltern ein paar Termine für ein Treffen anbieten, kann ich nicht direkt aus Doodle heraus mögliche Termine finden. Ich muss parallel meine Kalender-Software offen halten, muss dort freie Termine suchen, sie in Doodle erfassen und danach in der Kalender-Software Platzhalter für die angebotenen Termine erfassen. So weit so mühsam.

Hier kommt Calendly ins Spiel. Denn dieser Anbieter verbindet sich ohne Probleme mit dem Microsoft365-Kalender.

Calendly als Alternative

Calendly bietet folgende Typen von Terminen an, die sich planen lassen:

  •  Termin Umfrage: Senden sie den möglichen Teilnehmer:innen eines Treffens einen Link. Diese geben dann an, an welchem Termin sie teilnehmen können.
  •  One-on-one: Richten sie eine Buchungsseite ein, auf der eingeladene Personen einen freien Termin in ihrem Kalender buchen. Dieser Typ von Terminen ist ideal für Gespräche mit Schüler:innen oder Eltern.
  • Kollektiv: Finden sie freie Termine in den Kalendern mehrerer Personen. Diese wählen dann aus, welcher am besten passt. (Dazu benötigen alle eingeladenen Personen ein Calendly-Konto.)
  • Gruppe: Bieten sie Termine an, zu denen sich mehrere Personen anmelden können. Beim Erstellen der Termine können sie angeben, wie viele Personen maximal teilnehmen können.

Benutzung

In Calendly gibt es “Ereignisse” und “Ereignistypen”. Mit einem Ereignistyp legt man eine Vorlage an, die man immer wieder benutzen kann, um Termine zu finden. Im Ereignistyp legt man beispielsweise fest, wie lange ein Treffen dauert und an welchen Tagen man Termine anbieten möchte.

Ein Ereignis schliesslich ist ein gebuchter oder in Aussicht gestellter Termin, der beispielsweise aufgrund eines Ereignistyps von den Eingeladenen ausgewählt worden ist. Die Logik ist etwas anders als bei Doodle, aber nach einer kurzen Einarbeitungszeit ist sie sehr verständlich und nachvollziehbar.

Termine anbieten

Beim Erstellen eines Termins blendet Calendly den eigenen Kalender ein. Das Finden von freien Terminen in der eigenen Agenda wird so zum Kinderspiel.

Die Terminfindung ist sehr übersichtlich.

Hat man sich für mögliche Termine entschieden, werden diese schliesslich im eigenen Kalender als reserviert eingetragen. Damit lässt sich verhindern, dass es Terminüberschneidungen gibt.

Sobald man sich dann für einen Termin entscheidet und diesen festlegt, werden alle anderen optionalen Termine im Kalender wieder gelöscht und es verbleibt nur der eine, den man fixiert hat.

Termine auswählen

Aus Sicht der Eingeladenen, die sich für einen Termin entscheiden müssen, sieht Calendly ebenfalls sehr intuitiv aus.

Bei Meetings mit mehreren Personen können diese angeben, an welchen Terminen sie frei wären. Dies tun sie indem sie auf eine Termin-Option klicken. Dadurch wird ein Zähler hochgesetzt und der angewählte Termin wird blau hinterlegt.

Durch Klicken auf das blaue Feld lassen sich mögliche Termine anageben.

Bei Einzelgesprächsterminen sieht die Benutzeroberfläche anders aus. Dort werden für jeden Tag die freien Termine angegeben. Durch Klicken auf einen Termin kann man diesen direkt buchen.

Freie Gesprächstermine können direkt gebucht werden.

Kosten

Calendly hat noch viel mehr Features, die hier nicht vorgestellt werden. Möchte man diese nutzen, kommt man nicht darum herum, ein bezahltes Abo zu lösen. In der Gratis-Version lässt sich jeweils nur ein aktives Ereignis planen und die Auswahl an Konfigurationsmöglichkeiten ist sehr beschränkt. 

Sehr bewährt im Alltag hat sich die Version “Professional” für 144$ pro Jahr. In dieser Version lassen sich beispielsweise die Mails konfigurieren, die die Benutzer:innen erhalten, wenn sie einen Termin auswählen. Oder es lassen sich SMS-Nachrichten einrichten für den Fall, dass Benutzer:innen einen Termin buchen oder absagen.

In der Gratisversion lässt sich nur Ereignis planen. Soblad diese Planung abgeschlossen ist, lässt sich das nächste Ereignis planen. Werbung gibt es bei Calendly auch in der Gratisversion nicht, lediglich das Calendly-Logo wird eingeblendet.

Eine komplette Übersicht über die verschiedenen Versionen gibt es hier: Versionen-Übersicht

Fazit

Calendly hat sich als sehr hilfreiches Instrument herausgestellt bei der Planung von Terminen. Insbesondere für die Organisation von vielen Einzelgesprächen wie beispielsweise mit Schüler:innen oder Eltern hat sich Calendly als sehr praktisch herausgestellt – und zwar für mich selbst wie auch für die Personen, die Termine bei mir buchen möchten.

Auch für das Finden von möglichen Sitzungsterminen leistet Calendly genau das, was man für diesen Zweck benötigt.

Die Integration meines persönlichen Microsoft365-Kalenders mit all meinen Terminen hat sich im Alltag als sehr praktisch herausgestellt. Dieser Punkt hat für mich den Ausschlag gegeben, weshalb ich von Doodle zu Calendly gewechselt habe. Mit der Kalender-Integration wird die Terminplanung ein Kinderspiel.

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