Excel ist ein sehr mächtiges Tool. Es hilft in sehr vielen Situationen im schulischen Zusammenhang beim Ordnen, Organisieren und Auswerten von Daten (siehe auch unseren Post Wie Excel mir hilft, den Schulalltag zu meistern). Seien es Notentabellen, Schülerdaten, die Verwaltung der Klassenkasse oder auch Auswerten von Messdaten aus Experimenten. In all diesen Anwendungsbeispielen kommt man nur mit geeigneten Formeln zum Ziel. Doch die Formeln sind eine Sache für sich. Sehr schnell können sie sehr kompliziert werden.
Oft hat man genau im Kopf, was die Formeln können müssten, allein man weiss nicht recht, wie man dieses Ziel erreicht. Hier kommt ChatGPT ins Spiel. Das lange Surfen in irgendwelchen Foren hat ein Ende. ChatGPT ist ein genialer Helfer beim Finden der richtigen Excel-Formel.
Geeignetes Prompting
Möchte man ChatGPT dazu bringen, eine gute Antwort zu liefern, muss man dem KI-Chatbot die geeignete Frage stellen. Im Fall von Excel-Formeln ist dies jedoch recht einfach. Man kann das Problem in einem Satz beschreiben und ChatGPT liefert die entsprechende Formel dazu.
Beispiel: „Ich habe in Excel in vier Spalten mündliche Noten und in drei Spalten schriftliche Noten. Bitte mach mir eine Formel, die das Mittel der mündlichen Noten und das Mittel der schrifltichen Noten berechnet und mir eine Schlussnote ausrechnet, bei bem die mündliche Noten ein Gewicht von 20% hat.“
Antwort:
Diese Antwort ist nicht nur total korrekt und nützlich, sondern sie hilft einem auch, die Formel zu verstehen.
Formeln lernen
Wer häufiger mit Excel arbeitet, kommt früher oder später zur Frage, wie man aus der einen Tabelle einen Auszug machen kann, der nur jene Daten enthält, die bestimmte Kriterien erfüllen. Eine sehr gute Möglichkeit dafür sind Pivot-Charts oder Formeln, die die Funktionen INDEX, VERGLEICH, FILTER, XVERWEIS oder INDIREKT etc. enthalten. Alles Excel-Formeln, vor denen viele Leute zurückschrecken, weil sie auf den ersten Blick kompliziert ausseheh.
Auch hier kann ChatGPT gute Dienste leisten. Denn man kann den Chatbot auch Fragen: „Bitte erkläre mir die Funktionsweise der Excel-Formel XVERWEIS.“
Die Antwort von ChatGPT 4: https://chat.openai.com/share/e8cc0031-2b50-449f-aad5-8580fc79515d
Beispieldaten erzeugen
Die KI-Chatbots sind auch in der Lage, Beispieldaten zu erzeugen. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn man für die Schüler:innen oder auch für sich selbst Daten benötigt, um Formeln auszuprobieren.
Der Prompt „Erzeuge mir eine Exceldatei mit den Spalten Name,Vorname,G,Note1,Note2,Note3 und erzeuge 20 Zeilen Beispieldaten.“ erfüllt diesen Zweck. ChatGPT erzeugt eine Datei und einen Link über den man sie herunterladen kann.
Daten analysieren
Sehr imposant ist der in der Bezahlversion von ChatGPT verfügbare Service Data Analyst. Dabei handelt es sich um einen GPT, den man mit einem Excel-File füttern kann. Danach kann man dem Dienst Fragen zu dieser Excel-Tabelle stellen.
Auswertungen
Dem Bot können Fragen zur Auswertung der Daten gestellt werden. Beispielsweise: „In welchem Jahr war der Unterschied zwischen Umsatz und Ertrag am grössten?“ oder „Welche Klasse hat in der Prüfung „Quadratische Gleichungen II“ über alle Jahre am besten abgeschnitten?“.
Der ChatBot fragt dann nach, wo in welcher Spalte er die entsprechenden Daten findet und liefert am Ende eine plausible Antwort.
Chart erzeugen
Ebenso interessant ist es, wenn man den Chatbot beuaftragt „Mach mir einen Chart, der aufzeigt, wie die Aufgaben der Prüfung „Quadratische Gleichungen II“ gelöst worden sind. Oder „Mach mir einen Chart, der aufzeigt, wie die Unterschiede zwischen m und w beim Lösen der Aufgaben der Prüfung „Quadratische Gleichungen II“ sind.“
Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt. Man kann dem Chatbot echte Fragen stellen. Sofern die Daten die Beantwortung der Fragen zulassen, wird er eine schlaue Antwort geben.
Datei löschen
Oft möchte man nicht, dass die Dateien auf dem Server gespeichert werden. Deshalb ist es ratsam, am Ende einer Fragesession den Chatbot zu beauftragen: „Lösche die Datei … komplett aus Deinem System.“ Auch diese Aufgabe erledigt er und liefert fogende Vollzugsmeldung.
Das ist selbstverständlich keine Garantie. Etwas Vorsicht, welche Daten man auf den Server hochlädt, ist sicher angezeigt.
Fazit
Beim Thema KI-Chatbot schwingt immer die Frage mit, mit welcher Version man arbeitet und ob man für die Version bezahlen muss. Die vorgestellten Ansätze funktionieren mit der Gratis-Version von OpenAI und mit dem für die meisten frei verfügbaren Copilot in Microsoft Edge. Im letzteren Fall hat man Zugriff auf ChatGPT 4, was deutlich bessere Resultate beim Erzeugen und Erklären von Formeln liefert.
Der Dienst Data Analyst ist nur in der bezahlten Version von ChatGPT von OpenAI verfügbar, kostet dort dann aber nicht noch extra.
Die Resultate der KI-Bots im Zusammenhang mit Excel sind für mich sehr überzeugend und haben mir bereits in vielen Situation geholfen. Ich habe mein Ziel einer funktionierenden Formel deutlich schneller erricht, als mit dem sonst üblichen Weg über Google und dem anschliessenden Durchackern von Forumsbeiträgen.
