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Lehrpersonen sowie Schülerinnen und Schüler, die die Schule wechseln oder verlassen, sollten nicht vergessen, ihre Daten, welche sie mit ihrem Microsoft 365-Konto erstellt haben, zu sichern. Lesen Sie im heutigen Post, an was Sie alles denken sollten.

Einleitung

In vielen BYOD-Schulen steht den Lehrpersonen sowie den Schülerinnen und Schülern ein Microsoft 365-Konto zur Verfügung. Mit dem Verlassen der Schule erlischt der Zugang zu diesem Konto und den darauf erstellten Daten. Daher sollte man unbedingt die erstellten Daten sichern.

Diese Sicherung beinhaltet unter anderem Folgendes:

Outlook: Sichern Sie E-Mails, Kontakte und Kalendereinträge
OneDrive und SharePoint: Sichern Sie wichtige Dokumente
Teams: Sichern Sie relevante Chats und Daten
OneNote: Sichern Sie Ihre Notizbücher
Einstellungen

Dies können Sie wie folgt vornehmen:

Neues Konto

Zuerst benötigen Sie ein neues Konto. Es kann sein, dass Sie von Ihrem neuen Arbeitgeber oder Ihrer neuen Schule ein Microsoft 365-Konto erhalten.

Falls nicht, können Sie hier ein kostenloses Konto bei Microsoft erstellen. Mit diesem Konto erhalten Sie eine E-Mail-Adresse und können die Daten ausschliesslich mit den Online-Tools verwenden. Dieses neue Konto kann jedoch auch in ein Microsoft 365 Single- oder Family-Abo umgewandelt werden. Weitere Informationen finden Sie hier. Mit einem solchen Abo können die Apps dann auf Ihrem Computer installiert werden.

Natürlich können Sie auch ein anderes Konto, z. B. von Google, nutzen. Für die Sicherung von Notizbüchern ist jedoch ein Microsoft-Konto Voraussetzung.

Outlook

Nachfolgend erkläre ich Ihnen wie Sie ihre Daten in der Outlook-Desktop Version sichern und die Daten in einem neuen Konto aktivieren können.

Sollten Sie sowohl Zugriff auf das alte als auch auf das neue Konto haben, könnten Sie die gewünschten Daten, wie z. B. „E-Mails“ von einem Konto ins andere Konto kopieren. Falls dies nicht der Fall ist, empfehle ich Ihnen, die Daten als *.pst-Dateien zu sichern, welche Sie später wieder in das neue Konto einlesen können. Dies geht wie folgt:

E-Mail

Klicken Sie bei der Outlook-Desktop-Version auf «Posteingang»
Wählen Sie «Datei / Öffnen und Exportieren» und wählen Sie «Importieren/Exportieren aus.
Wählen Sie «In Datei exportieren» aus und klicken Sie auf «Weiter».
Wählen Sie «Outlook-Datendatei (.pst)» aus und klicken Sie auf «Weiter».
Kontrollieren Sie ob «Posteingang» ausgewählt ist und klicken Sie auf «Weiter»
Geben Sie einen Speicherplatz an, wo Sie Ihre E-Mails als z.B. „EMailSchule.pst“ Datei speichern möchten und klicken Sie auf «Fertig stellen».
Sofern Sie möchten, können Sie das Dokument mit einem Passwort schützen:
Die „EMailSchule.pst“ Datei wurde nun erstellt.

Diese „EMailSchule.pst-Datei“ können Sie später in Outlook bei Ihrem neuen Konto über «Datei Öffnen und Exportieren / Outlook-Datendatei öffnen» öffnen, indem Sie die gespeicherte PST-Datei mit den E-Mails auswählen.

Nachdem Sie die PST-Datei ausgewählt haben, finden Sie in Outlook ganz unten eine Outlook-Datendatei.

Klicken Sie nun auf «Posteingang» und wählen Sie mit «Ctrl. + A» alle E-Mails aus und verschieben Sie diese mit der Maus in den «Posteingang» ihres neuen Kontos.

Durch Klick mit der rechten Maustaste auf «Outlook-Datendatei schliessen» entfernen Sie die E-Mails.

Kalender

Um den Kalender zu sichern, gehen Sie wie bei «E-Mail» vor, wählen Sie bevor Sie starten den Kalender aus und speichern Sie die Datei auch als Kalender.pst ab.

Um den Kalender in das neue Konto zu kopieren, öffnen Sie die Kalender.pst Datei und markieren alle Kalendereinträge, drücken Sie dann „Ctrl.+C“ und fügen die Kalendereinträge in ihrem neuen Kalender mit „Ctrl. +V“ ein.

Kontakte

Um die Kontakte zu sichern, gehen Sie wie bei «E-Mail» vor, wählen Sie bevor Sie starten die Kontakte aus und speichern die Datei als Kontakte.pst ab.

OneDrive und SharePoint

Die Daten, die Sie auf Ihrem Schulkonto gespeichert haben, finden Sie im Windows Explorer (Windows-Taste + E).

Sofern Sie OneDrive bereits mit Ihrem privaten Microsoft 365-Konto eingerichtet haben, finden Sie zwei OneDrive-Symbole.

Kopieren Sie nun alle Daten von Ihrem Schulkonto, im Bild oben «Renee Konto» nach «Renée – Persönlich» z.B. in den Ordner «Sicherung Schule» oder auf Ihren Harddisk.

Zudem kann es sein, dass Sie auf «SharePoint» Dokumente Ihrer Schule finden, die Sie gerne mitnehmen möchten. Vergessen Sie deshalb nicht, auch diese Daten auf Ihr persönliches OneDrive herunterzuladen.

Sollten Sie Ihre Daten nur auf OneDrive online gespeichert haben, rufen Sie mit Ihrem Browser „office.com“ und wählen Sie „OneDrive“ aus. Laden Sie alle Daten die Sie sichern möchten herunter.

Microsoft Teams

In den verschiedenen Kanälen unter «Datei» finden Sie Dokumente, die Sie später eventuell weiterhin verwenden möchten. Vergessen Sie nicht, auch diese Dateien an Ihrem persönlichen Speicherort, sei es beispielsweise Ihr persönliches OneDrive oder Ihre Festplatte, zu speichern.

Falls Sie die Teams auf Ihrem Computer synchronisiert haben, finden Sie die Dokumente im Windows Explorer bei folgendem Symbol, siehe Bild.

OneNote

Falls Sie mit Kursnotizbüchern oder persönlichen Notizbüchern gearbeitet haben, sollten Sie diese unbedingt sichern.

Mit der OneNote-Desktop-App können Sie über «Datei / Exportieren / Notizbuch» eine «OnePKG-Datei erstellen lassen, indem Sie auf «Exportieren» klicken.

Diese Datei können Sie später über «Datei / öffnen / Dateityp «OnePKG» Öffnen.

Beachten Sie bitte, dass die Sicherung mit der OneNote App erstellt wurde. Sollten Sie mit «OneNote for Windows 10» arbeiten, funktioniert dieser Vorgang so nicht. In diesem Fall müssten Sie wie folgt vorgehen:

Rufen Sie «office.com» über Ihren Browser auf und wechseln Sie dann auf «OneNote» und wählen Sie «Kursnotizbücher» aus.

Wählen Sie rechts vom gewünschten Kursnotizbuch die «drei Punkte» aus und klicken Sie auf «Eine Kopie speichern».

Geben Sie nun an wohin Sie ihr Notizbuch speichern möchten. Entweder in das neue Schulkonto oder in Ihr persönliches Microsoft-Konto.

Beim erstmaligen Aufrufen müssen Sie sich bei Ihrem Konto anmelden. Nachdem Sie das gemacht haben, wird das Notizbuch im Hintergrund in das angegebene Konto kopiert. Sobald Microsoft dies erledigt hat, erhalten Sie eine E-Mail.

Einstellungen

Einige Einstellung in Ihren Office-Anwendungen können gesichert werden. u.a. können Sie in Word, Excel, PowerPoint etc. folgendes sichern:

Menüband

Gehen Sie zu «Datei / Optionen / Menüband anpassen» und klicken Sie anschiessend auf «Importieren/Exportieren» «Alle Anpassungen exportieren» an. Für den Import gehen Sie später genau gleich vor, Sie wählen jedoch «Alle Anpassungen importieren» aus.

Schnellzugriffsleiste

Dies geht wie Menüband sichern, jedoch wählen Sie «Symbole für den Schnellzugriff» aus.

Benutzerdefinierte Wörterbücher

Klicken Sie in Word auf «Datei / Optionen / Dokumentprüfung» und wählen Sie «Benutzerwörterbuch» aus. Sichern Sie die «Custom.dic» Dateien.

Diese *.dic-Dateien können Sie später über «Hinzufügen» wieder verwenden.

Benutzerdefinierte Vorlagen

Falls Sie «Benutzerdefinierte Vorlagen» erstellt haben, finden Sie diese in dem von Ihnen gewählten Ordner. Dieses können Sie z.B. in Word über «Datei / Optionen / Speichern» herausfinden.

Sichern Sie alle Dateien und Unterordner von diesem Ordner.

Clip

Falls Sie die Sicherung lieber mit Hilfe eines Videos vornehmen möchten, Schauen Sie sich folgenden Clip an: hier.

Fazit

Beim Verlassen einer Schule lohnt es sich, Daten zu sichern, daher sollte man sich dafür etwas Zeit nehmen. Es könnten noch weitere Einstellungen gesichert werden, die wichtigsten habe ich erwähnt. Sollten Sie mit Makros gearbeitet haben, sollten sie auch diese sichern.

Selbst wenn Sie nicht an eine neue Schule wechseln, macht es Sinn, sich zum Schuljahresende zu überlegen, welche Dokumente man noch benötigt und welche man sichern möchte. Viel Spass dabei und einen erfolgreichen Schuljahresabschluss.

Sommerferien

Mit diesem Post verabschieden wir uns in die Sommerferien. Wir sind am 20. August 2023 wieder zurück. Wir wünschen allen Leserinnen und Lesern einen guten Sommer.

Herzliche Grüsse
Urs Henning, Emil Müller und Renée Lechner

Web2-Unterricht

Datensicherung beim Verlassen der Schule: Microsoft 365 Konto sichern