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Im Monats-Rhythmus bring Microsoft neue Produkte auf den Markt, die den Nutzern von Office 365 Education zur Verfügung gestellt werden. Letztes Produkt in dieser Liste ist „Flow“.  Damit lassen sich kleine Aufgaben automatisieren, wie sie beim Einsatz von digitalen Mitteln im Schulalltag immer wieder vorkommen, automatisieren. Hier eine kurzer Überblick für den Einstieg.

Eine Nachricht aufs Smartphone senden, wenn sich der Inhalt einer Datei ändert. Die Dateianhänge einer bestimmten Person in einem Ordner speichern. Einen Merkzettel in einem digitalen Notizbuch ablegen. Auf Knopfdruck einen neuen Eintrag in der To-Do-Liste erzeugen.

Die Liste von kleinen Alltagsaufgaben liesse sich fast beliebig verlängern. Für solche Aufgaben wurde Flow entwickelt. Es bietet die Möglichkeit, auf beliebige Ereignisse mit beliebigen Aktionen zu reagieren. Mit ein wenig Geschick und Übung lässt sich so der Alltag organisieren. Dabei sind die Anwendungen in keiner Weise auf Microsoft Produkte eingeschränkt. Insbesondere die Funktion, sich bei bestimmten Ereignissen eine Mitteilung ans Smartphone senden zu lassen, hat mich bisher sehr überzeugt.

Ein Szenario

Es ergibt sich immer mehr, dass man in der Schule – sowohl mit Kolleginnen wie auch mit Schülern – über online geteilte Ordner mit anderen zusammenarbeitet. Oft ist es mühsam, den Überblick darüber zu behalten, in welchem Ordner sich etwas verändert hat, oder ob die Schülerinnen und Schüler ihre Dokumente, die sie hätten abgeben sollen, auch wirklich abgegeben haben. Für solche Situationen ist Flow recht ideal. Man richtet sich einen Flow ein, der einem eine Mitteilung ans Smartphone sendet, wenn sich in einem bestimmten Ordner etwas verändert oder wenn die Anzahl Dokumente in einem Schülerordner eine bestimmte Anzahl übersteigt etc.

Einrichten eines Flows

Das Erstellen eines Flows geht ziemlich schnell.

Voraussetzungen:

  • Office 365 Education Abonnement bei Microsoft
  • Installation der Flow-App auf dem Smartphone (App Store oder Google Play)

Danach geht man auf flow.microsoft.com und loggt sich mit dem Office 365 Education-Konto ein. Man kommt auf die ziemlich aufgeräumte Übersicht über die Flows.

 

Von hier kann man nun einen neuen Flow erstellen – entweder mit oder ohne Vorlage.

Ich führe hier vor, wie man sich einen Flow erstellt, der einem eine Mitteilung sendet, wenn sich eine Datei geändert hat.

Der Vorgang ist eigentlich immer der selbe.

  1. Wählen eines Ereignisses, das den Flow auslöst
  2. Definieren von Bedingungen für die unterschiedlichen Reaktionen auf das Ereignis
  3. Festlegen der verschiedenen Aktionen.

1. Ereignis auswählen

Es gibt unzählige mögliche Ereignisse, die einen Flow auslösen können. In unserem Fall hat das Ereignis mit „SharePoint“ zu tun. Also dieses auswählen.

Auf der nächsten Seite wählt man den untersten Punkt, weil ich mich nur für die Änderungen in einer bestimmten Datei interessiere.

Und schliesslich wählt man den Ordner aus, in dem sich die Datei befindet.

 

2. Bedingungen festlegen

Um Bedingungen angeben zu können, benötigt man einen neuen Schritt –> Schaltfläche „+Neuer Schritt“ klicken und „Bedingung hinzufügen“ auswählen.

Nun erhält man Abhängig vom gewählten Ereignis eine Auswahl an Bedingungen. So lässt sich beispielsweise festlegen, wie die Datei heissen muss, für die man eine Nachricht erhalten will. 

3. Aktion konfigurieren

Und schliesslich wählt man die Aktion, die ausgelöst werden soll. In unserem Fall eine „Notification“.

Auch diese Mitteilung lässt sich noch konfigurieren. So lässt sich der Text und allenfalls auch ein Link in der Mitteilung festlegen.

Auch dabei hat man Zugriff auf die Daten, die vom Ereignis abhängen. So lässt sich etwa der Datei-Name oder auch -Pfad der veränderten Datei als Variable einsetzen.

Schliesslich gibt man dem Flow einen Namen und klickt auf „Flow erstellen“. Fertig.

Ausführung

Ändert nun jemand die geteilte Datei, so erhalte ich auf meinem Smartphone eine Benachrichtigung, die mir zugleich auch einen Link anzeigt, mit dem ich die Datei direkt öffnen kann.

Das ist alles!

 

Fazit

Ich weiss noch nicht, ob sich diese Flows in meinen Alltag integrieren werden. Aber sie sind eine lustige Spielerei und es gibt auch wirklich praktische Anwendungen.

Wer sich mehr darüber informieren möchte, findet auf der Seite von Flow zusätzliche Informationen:

Entweder hier: Geführtes Lernen

oder hier: Dokumentation

 

 

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